Kardeş şehir olmak ile ilgili en doğal yol; yerel veya bölgesel yönetimler arasında temsilci veya sivil toplum düzeyinde kurulan ilişkilerin ardından alınan Kardeş Şehir olma kararı belediye meclislerinde ve bazı ülkelerde de iç işleri bakanlığınca onaylanır. Protokole binaen Kardeş Şehir ilişkisi, protokol metninin içeriğine göre ki bu içerik şehirlerin özelliklerine göre de yapılabilir ya da temel çerçeveleri de belirleyebilir, süreli veya süresiz olarak da olabilir. Genel olarak her şehir bir ülkenden bir kardeş şehir ile protokol imzalıyor ancak bunu ile ilgili bir şart ya da kural yoktur. Yani aynı ülkeden birden fazla kardeş şehir olabilir hatta Kardeş Şehir sayısı ile ilgili de herhangi bir sınırlama da bulunmamaktadır.

Kardeş Şehir seçilirken en çok dikkat edilmesi gereken husus iki şehir arasındaki benzerliklerdir. Bunlar, tarihi ve kültürel bağ, ortak kentsel özellikler, ekonomik ilişkiler, sınır ilişkisi, ortak çevre sorunları vb. alanlar olabilir. Kurulan ilişkinin sürdürülebilir olması, bu benzerliklerin varlığına bağlıdır. Bu sebeple kardeş şehir ilişkilerinin, yerel işbirlikleri konusunda çalışan uluslararası bir örgüt veya sivil toplum kuruluşu bünyesinde kurulması en doğru yoldur.

Doğru kardeşi bulmak çok önemlidir. Başarıya ulaşmada ilk adım doğru kardeşi bulmaktır. Her eşleşme kendine özgü olsa da başarılı kardeş şehir ilişkilerinin birbirine benzeyen özellikleri mevcuttur. Bu noktada belediyelerin nüfusları, coğrafi konumu, ekonomik aktiviteleri, tarihi bağları ve temel sosyal ve çevresel meseleleri arasındaki benzerlik başarıya giden yolda anahtar rol oynamaktadır. Bu açıdan kardeş olunmak istenen belediye ile aynı anlayış ve amaca sahip olunması önemlidir.

Kardeş şehirler arasındaki ilişkilerin devamı ve başarılı kardeş şehirler sürekliliğinin sağlanması için de bazı kriterlerin iyi belirlenmiş olması gereklidir. Öncelikle kardeş şehir ile ilgili bileşenlere tüm vatandaşları ve toplumu dahil etmek gereklidir. Halkın aktif katılımının olmadığı bir kardeşleştirme kesinlikle eksik kalacaktır. Her ne kadar bu süreçlerde seçilmişler ve belediye görevlileri ön ayak olsa da, halkın sürece dahil edilmesi ilişkiyi daha sağlam bir zemine oturtacaktır. Kurulan kardeş şehir ilişkisinin görünürlüğünün arttırılması halkın sahiplenme duygusunu arttıracaktır. Bu noktada, belediye binasına asılacak afişler, yerel haber bültenleri ve websayfası iyi bir işlev görecektir.

Sorasında da kardeş şehirlerimiz ile ortak hedefleri belirlemek ciddi bir adımdır. Bu eşleşmeden ne istiyoruz? Kardeş şehir ilişkisi kurarken sorulması gereken ilk soru budur. İki tarafın hedeflerini ve faaliyet türlerini net olarak belirlemesi ve bunları daha başlangıçta bir takvime oturtması çok önemlidir. Bunlara dikkat edilmemesi durumunda, yanlış anlamalar ve algılamalar yüzünden kardeş şehir ilişkisi başarısızlığa uğrayabilir. Hedeflerin ve faaliyetlerin düzenli aralıklarla değerlendirilmesi iki tarafında ortak önceliklere sahip olup olmadığının tespiti açısından önem arz etmektedir.